Como fazer uma contenção de gastos? Passo a passo completo

A contenção de gastos é uma realidade cada vez mais presente no dia a dia das empresas brasileiras. Em um cenário econômico desafiador, saber administrar recursos e otimizar despesas torna-se fundamental não apenas para a sobrevivência, mas para o crescimento sustentável dos negócios.

Para muitos empreendedores, falar em contenção de gastos pode soar como sinônimo de crise. Porém, essa é uma visão equivocada: trata-se de uma prática estratégica que visa melhorar a eficiência financeira e preservar recursos, garantindo maior competitividade no mercado.

A boa notícia é que, com planejamento e métodos adequados, é possível reduzir despesas sem comprometer a qualidade dos produtos ou serviços. Vamos entender melhor como fazer isso?

O que é contenção de gastos?

A contenção de gastos refere-se ao processo de identificar e reduzir custos desnecessários em uma organização. Não se trata apenas de cortar despesas indiscriminadamente, mas sim de adotar estratégias coerentes e planejadas para otimizar a utilização dos recursos financeiros.

Essa prática envolve desde a renegociação de contratos e redução de custos em processos internos até investimentos mais estratégicos em áreas prioritárias. 

O objetivo é aumentar a margem de lucro e garantir a saúde financeira do negócio, permitindo que a empresa esteja preparada para enfrentar diferentes cenários econômicos.

Tipos de gastos em uma empresa

Antes de implementar qualquer estratégia de contenção, é fundamental compreender os diferentes tipos de gastos que uma empresa possui.

Cada categoria tem suas particularidades e requer abordagens específicas para otimização.

Despesas Fixas

São aquelas que se mantêm constantes, independentemente do volume de produção ou vendas da empresa. Pense no aluguel do seu espaço comercial: não importa se você vendeu muito ou pouco naquele mês, o valor permanecerá o mesmo.

Outros exemplos incluem salários fixos, seguros, assinaturas de serviços e contas básicas como água e luz. Embora sejam fixas, essas despesas podem ser renegociadas ou otimizadas por meio de práticas mais eficientes de consumo.

Despesas Variáveis

Diferentemente das fixas, estas flutuam conforme o nível de atividade da empresa. É como uma comissão de vendas: quanto mais produtos seu time comercializar, maior será esse gasto — mas também maior será sua receita.

Aqui entram custos como materiais de produção, comissões, despesas com marketing e publicidade, gastos com logística e distribuição. A gestão dessas despesas requer um monitoramento constante e ajustes baseados no desempenho do negócio.

Despesas Operacionais

São os gastos relacionados ao dia a dia da empresa. Imagine todo o material de escritório que você precisa comprar, a manutenção dos equipamentos ou até mesmo aquele café que mantém sua equipe produtiva.

A chave aqui está em encontrar o equilíbrio entre manter um ambiente funcional e evitar excessos. Muitas vezes, pequenas mudanças nos hábitos da equipe podem gerar economias significativas no fim do mês.

Qual o momento certo de conter gastos?

O momento ideal para pensar em contenção de gastos é agora — independentemente da situação financeira atual da sua empresa. No entanto, antes de iniciar esse processo, é fundamental ter:

• Um sistema de controle financeiro eficiente;
• Histórico detalhado de receitas e despesas;
• Indicadores de desempenho bem definidos;
• Metas claras de redução de custos;
• Engajamento da equipe;
• Políticas de gastos estabelecidas;
• Processos de monitoramento e avaliação.

A contenção de gastos não deve ser vista como uma medida emergencial para momentos de crise, mas sim como uma prática constante de gestão financeira inteligente.

Quando integrada ao planejamento estratégico da empresa, ela se torna uma ferramenta poderosa para garantir crescimento sustentável e maior competitividade no mercado.

Você também pode gostar destes conteúdos:

👉 Tipos de Lucro: conheça os principais e como calculá-los

👉 Capital Próprio: entenda o que é e quando utilizar

👉 Capital de Terceiros: entenda o que é e quando utilizar

Como fazer um plano de contenção de gastos?

Para que a contenção de gastos seja realmente efetiva, é fundamental desenvolver um plano estruturado e sistemático, que considere todos os aspectos do seu negócio.

Não basta simplesmente cortar custos aleatoriamente — é preciso ter uma visão estratégica que permita otimizar recursos sem comprometer a qualidade dos produtos ou serviços.

1. Analise todos os gastos atuais

Um plano de contenção começa com um diagnóstico preciso. Dedique tempo para mapear absolutamente todas as despesas da empresa, desde as mais óbvias, como aluguel e folha de pagamento, até aquelas que parecem insignificantes, como material de escritório ou café.

Por exemplo, ao analisar os últimos seis meses de gastos, você pode descobrir que está pagando por assinaturas de software que poucos funcionários utilizam, ou que o consumo de energia elétrica é muito maior do que o necessário.

2. Estabeleça metas realistas

Definir objetivos claros e alcançáveis é essencial para o sucesso do seu plano. Não adianta estabelecer metas impossíveis que só vão frustrar sua equipe e comprometer a operação.

O ideal é trabalhar com reduções graduais e sustentáveis. Por exemplo, em vez de determinar um corte de 50% nos custos operacionais de uma vez, estabeleça metas trimestrais de 10-15% e acompanhe os resultados de perto.

3. Envolva toda a equipe

O engajamento dos colaboradores é fundamental para o sucesso de qualquer plano de contenção.

Realize reuniões regulares para compartilhar os objetivos e ouvir sugestões — muitas vezes, quem está na operação tem insights valiosos sobre onde é possível economizar.

Considere criar um programa de incentivos para ideias que gerem economia real. Um colaborador que sugira uma mudança de processo que resulte em redução significativa de custos pode, por exemplo, receber uma bonificação proporcional à economia gerada.

4. Renegocie com fornecedores

A renegociação com fornecedores pode gerar economias expressivas. Aqui está uma sugestão de abordagem estruturada:

5. Automatize processos

A tecnologia pode ser sua aliada na redução de custos. Sistemas automatizados eliminam erros humanos, reduzem a necessidade de retrabalho e permitem que sua equipe foque em atividades estratégicas.

Por exemplo, um software de gestão financeira pode automatizar o controle de gastos, emissão de relatórios e até mesmo alertar sobre despesas que fogem do padrão, permitindo ações corretivas imediatas.

6. Revise políticas de viagens e despesas

Estabeleça diretrizes claras para gastos com viagens, alimentação e outras despesas corporativas. O objetivo não é impedir gastos necessários, mas sim garantir que eles sejam feitos de forma consciente e justificável.

Uma boa política deve definir limites claros para hospedagem, alimentação e transporte, além de estabelecer processos simples de aprovação e prestação de contas.

7. Monitore e ajuste constantemente

O acompanhamento contínuo dos resultados é crucial para o sucesso do seu plano. Crie relatórios mensais que mostrem a evolução das reduções de custos e permita ajustes rápidos quando necessário.

Estabeleça reuniões periódicas de avaliação com os gestores de cada área para discutir os resultados e propor melhorias. Lembre-se: um plano de contenção de gastos é um processo vivo que precisa ser constantemente atualizado.

Precisando de crédito para a sua empresa?

Sabemos que implementar mudanças e otimizar processos pode exigir um investimento inicial.

É aí que a Avanti pode te ajudar com soluções de crédito sob medida para o seu negócio, com taxas competitivas a partir de 1,39% ao mês e aprovação descomplicada.

Nossa equipe de especialistas está pronta para entender as necessidades específicas da sua empresa e encontrar a melhor solução de crédito.

Não perca tempo! Clique aqui agora mesmo, faça uma simulação e descubra como a Avanti pode ajudar sua empresa a crescer de forma sustentável com as melhores condições do mercado!