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A matriz de priorização permite que tarefas e projetos sejam organizados com base em variáveis como urgência e impacto, permitindo que os líderes e a equipe determinem claramente o que deve ser priorizado e o que pode ficar para depois.
Neste artigo, vamos explicar tudo o que você precisa saber para entender o conceito de matriz de priorização e aplicá-la no dia a dia da sua empresa. Continue a leitura e saiba mais!
O que é uma matriz de priorização?
Imagine que você tem uma lista enorme de coisas para fazer e não sabe por onde começar. Com a matriz, fica fácil visualizar o que precisa ser feito primeiro, garantindo que você esteja sempre focado nas atividades mais relevantes.
Com ela, as lideranças e toda operação conseguem saber:
- O que é mais urgente?
- Qual demanda tem maior impacto em termos de resultados?
Como funciona a matriz de priorização?
A matriz é como um gráfico dividido em quatro partes. De um lado, você tem o quão importante é cada tarefa, e do outro, o quão urgente ela é.
Ao posicionar cada atividade em uma dessas áreas, você consegue ver rapidamente o que deve ser feito de imediato e o que pode esperar. É uma solução simples e prática, usada em muitas empresas para facilitar a tomada de decisões e organizar o trabalho de forma eficiente.
A matriz pode ser personalizada de acordo com as necessidades específicas da empresa e geralmente inclui fatores como retorno esperado sobre o investimento (ROI), prazo, riscos e impacto.
Como aplicar a matriz de priorização?
1. Liste todas as tarefas ou projetos
O primeiro passo é listar todas as tarefas ou projetos que precisam ser realizados. Inclua tudo, desde pequenas atividades do dia a dia até grandes metas de longo prazo. Isso garante que você tenha uma visão completa de tudo o que está pendente.
Exemplo:
- Responder e-mails de clientes;
- Lançar um novo produto;
- Atualizar o site da empresa;
- Melhorar o atendimento ao cliente;
- Criar uma campanha de marketing.
2. Defina os critérios de priorização
Estabeleça os critérios que você usará para avaliar cada tarefa. Os mais comuns são importância e urgência, mas você pode adicionar outros critérios como impacto no negócio, tempo de execução e retorno sobre o investimento (ROI).
Exemplo de critérios:
- Urgência: essa tarefa tem que ser feita agora ou pode esperar?
- Importância: quão crucial essa tarefa é para o sucesso do projeto ou negócio?
- Impacto: qual será o impacto dessa tarefa quando concluída? Vai gerar mais vendas ou melhorar a experiência do cliente?
3. Classifique cada tarefa
Agora que você tem seus critérios, classifique cada tarefa em uma escala de 1 a 5 para cada critério. Tarefas altamente urgentes ou importantes devem receber uma pontuação mais alta, enquanto as que podem esperar devem ter pontuações mais baixas.
Exemplo:
- Lançar novo produto: Importância = 5 | Urgência = 4
- Atualizar o site: Importância = 3 | Urgência = 3
- Melhorar atendimento ao cliente: Importância = 4 | Urgência = 5
4. Coloque as tarefas na matriz
Com as pontuações definidas, organize as tarefas na matriz de priorização, dividida em quatro quadrantes. Cada quadrante representa uma combinação de urgência e importância.
- Quadrante 1: Tarefas urgentes e importantes — Devem ser feitas imediatamente;
- Quadrante 2: Tarefas não urgentes, mas importantes — Devem ser planejadas com antecedência e realizadas após as tarefas críticas;
- Quadrante 3: Tarefas urgentes, mas não importantes — Podem ser delegadas ou feitas rapidamente;
- Quadrante 4: Tarefas não urgentes e não importantes — Podem ser adiadas ou até eliminadas.
5. Defina as prioridades e crie um plano de ação
Agora que suas tarefas estão categorizadas na matriz, é hora de definir prioridades. Comece pelas tarefas que estão no quadrante “urgente e importante” e vá avançando conforme as demais prioridades. Crie um plano de ação para garantir que cada tarefa seja concluída no prazo estipulado.
6. Revise e ajuste a matriz regularmente
Sua lista de tarefas e projetos mudará com o tempo. Novas demandas podem surgir, e a urgência ou importância de algumas tarefas pode aumentar, ou diminuir. Por isso, é fundamental revisar a matriz de tempos em tempos e fazer os ajustes necessários.
Exemplo:
Se um projeto que estava em “alta prioridade” foi concluído, você pode revisar a matriz e focar em outras tarefas que estavam na lista, como a atualização do site ou a melhoria do atendimento ao cliente.
7. Delegue tarefas, quando possível
Em muitos casos, as tarefas de menor prioridade ou menor impacto podem ser delegadas a outros membros da equipe. Isso libera seu tempo para se concentrar nas atividades que realmente exigem sua atenção.
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Benefícios de usar uma matriz de priorização
A matriz de priorização ajuda a resolver problemas comuns do dia a dia, como:
Sobrecarga de tarefas
Se você tem muitas tarefas e não sabe o que fazer primeiro, a matriz organiza tudo para que você possa se concentrar no que é realmente importante.
Falta de foco
Em vez de gastar tempo em atividades que não têm grande impacto, a matriz ajuda a identificar quais tarefas trazem os maiores resultados.
Tomada de decisões
Quando há várias ações importantes para alcançar os resultados, a matriz facilita a escolha do que deve ser priorizado, eliminando a indecisão.
Quando é necessário usar a matriz de priorização?
Você pode usar essa ferramenta quando:
Precisa organizar projetos complexos
Com vários projetos acontecendo ao mesmo tempo, a matriz ajuda a decidir em quais focar.
Quer melhorar a gestão de tempo
Saber o que é mais urgente e importante te ajuda a usar seu tempo de maneira mais eficiente.
Busca mais produtividade no dia a dia
A matriz te dá uma visão clara das prioridades, tornando suas tarefas diárias mais organizadas, sem perda de tempo.
Os 4 níveis de prioridade
Ao usar a matriz de priorização, você categoriza suas tarefas em quatro níveis, conforme a urgência e a importância.
Cada nível tem um impacto diferente no andamento do seu trabalho e na eficiência da equipe. Vamos entender melhor cada um:
Críticas (Urgentes e importantes)
Essas tarefas são altamente urgentes e têm um grande impacto no negócio. Elas precisam ser tratadas imediatamente, tendo em vista que qualquer atraso pode trazer riscos significativos, como perda de receita, quebra de contratos ou interrupção de operações.
Exemplo: resolver uma falha crítica no sistema de TI que está impedindo os clientes de acessar um serviço.
Dê prioridade total a essas tarefas. Pare o que estiver fazendo e resolva o mais rápido possível, mobilizando recursos extras, se necessário.
Alta prioridade (Importantes, mas não tão urgentes)
São tarefas importantes para o sucesso da empresa, mas que podem esperar um pouco antes de serem concluídas. Elas geralmente têm um prazo de alguns dias e, embora não sejam críticas no momento, negligenciá-las pode causar problemas no médio prazo.
Exemplo: criar um novo plano de marketing para um produto que será lançado em breve.
Organize essas tarefas para serem concluídas dentro do prazo. Não deixe que se acumulem, mas também não é necessário interromper tarefas críticas para realizá-las.
Neutras (Não urgentes, mas podem ter impacto)
Tarefas que não exigem atenção imediata e podem ser realizadas com mais calma. Elas não têm um impacto tão grande no curto prazo e podem ser postergadas sem causar grandes problemas.
Exemplo: revisar e atualizar a política interna da empresa, ou criar novas diretrizes para processos futuros.
Acompanhe essas tarefas, mas trate como “segunda prioridade”. Elas podem ser encaixadas em momentos de baixa demanda ou quando as tarefas mais urgentes já tiverem sido concluídas.
Baixa prioridade (Nem urgentes, nem importantes)
São tarefas que podem ser feitas a qualquer momento e que têm baixo impacto no negócio. Elas não exigem muita atenção e podem ser adiadas sem grandes consequências.
Exemplo: organizar documentos antigos ou redesenhar gráficos internos para uma apresentação futura.
Deixe essas tarefas para os momentos de baixa demanda ou delegue para alguém mais operacional. Elas não devem interferir nas tarefas de maior prioridade.
Como priorizar tarefas com uma matriz de priorização?
Existem várias maneiras de preparar uma matriz de priorização, mas a ideia básica é listar todas as opções e avaliá-las em uma escala de importância.
Isso pode ser feito em uma tabela simples, planilha ou até usando ferramentas mais sofisticadas como um quadro Kanban.
Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a preparar uma matriz:
Liste todas as suas tarefas
Comece listando todas as tarefas, grandes ou pequenas, urgentes ou não. Isso ajuda a ter uma visão geral das tarefas em mãos.
Identifique os critérios de cada tarefa
Compare o tempo e o esforço necessários para completar a tarefa com o resultado que ela gerará.
Determine a urgência
Após estabelecer os critérios, defina a urgência de cada tarefa. Isso ajuda a posicioná-las corretamente na matriz.
Analise a matriz completa
Revise a matriz e veja se as tarefas mais importantes estão no quadrante superior direito, que representa as prioridades.
Exemplo de Matriz de Priorização
Veja um exemplo de como uma equipe de marketing pode usar uma matriz de priorização para decidir no que focar no próximo ano fiscal:
Critérios de urgência:
- 1 ponto: não urgente;
- 2 pontos: pouco urgente;
- 3 pontos: um pouco urgente;
- 4 pontos: relativamente urgente;
- 5 pontos: muito urgente, necessário imediatamente.
Critérios de impacto:
- 1 ponto: impacto muito baixo;
- 2 pontos: baixo impacto;
- 3 pontos: impacto médio;
- 4 pontos: alto impacto;
- 5 pontos: impacto muito alto.
Neste exemplo, a matriz revela que o lançamento de um novo produto e a melhoria do atendimento ao cliente são as maiores prioridades da equipe.
| Tarefa | Impacto | Urgência | Total |
| Lançar novo produto | 5 | 4 | 9 |
| Desenvolver campanha | 4 | 3 | 7 |
| Melhorar atendimento | 3 | 5 | 8 |
| Atualizar o site | 3 | 4 | 7 |
| Reduzir custos operacionais | 3 | 1 | 4 |
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Modelos de matrizes mais usados
Existem diversos outros modelos de matrizes de priorização, conheça os modelos mais usados:
1. Matriz GUT
A matriz GUT é uma das mais populares e simples de aplicar. Ela avalia as tarefas com base em três critérios principais: Gravidade, Urgência e Tendência.
A gravidade mede o impacto que a tarefa tem, a urgência avalia o tempo disponível para realizá-la, e a tendência verifica a probabilidade de que o problema piore se não for resolvido.
Exemplo:
Imagine que sua equipe de suporte esteja lidando com três problemas diferentes:
- Problema A: Um cliente importante está com dificuldades para acessar a plataforma;
- Problema B: Alguns clientes estão relatando lentidão na navegação;
- Problema C: Há uma solicitação para melhoria estética no layout.
Ao aplicar a matriz GUT:
- Problema A (Gravidade 5, Urgência 5, Tendência 5) – precisa ser resolvido imediatamente, pois afeta diretamente um cliente importante e pode piorar;
- Problema B (Gravidade 4, Urgência 3, Tendência 3) – importante, mas pode ser agendado para breve;
- Problema C (Gravidade 2, Urgência 1, Tendência 1) – pode ser resolvido no longo prazo, sem impacto imediato.
A matriz GUT, então, ajuda sua equipe a priorizar o Problema A, seguido pelo Problema B, deixando o Problema C para depois.
2. Matriz RICE
A matriz RICE é amplamente usada em startups e equipes de desenvolvimento para definir prioridades com base em quatro critérios: Reach (alcance), Impact (impacto), Confidence (confiança) e Effort (esforço). Cada fator é ponderado, e o resultado ajuda a priorizar as tarefas que trarão mais impacto com menor esforço.
Exemplo:
Sua empresa está planejando três novos recursos para o próximo trimestre:
- Recurso A: Chat de suporte online;
- Recurso B: Integração com redes sociais;
- Recurso C: Nova página de login.
Ao aplicar a matriz RICE:
Recurso A
- Alcance: 7 (muitos clientes irão utilizar)
- Impacto: 8 (melhorará a experiência do cliente)
- Confiança: 6 (temos uma boa ideia de como implementá-lo)
- Esforço: 5 (médio esforço para desenvolver)
- Resultado: (7 x 8 x 6) / 5 = 67,2
Recurso B
- Alcance: 5
- Impacto: 6
- Confiança: 5
- Esforço: 7 (alto esforço)
- Resultado: (5 x 6 x 5) / 7 = 21,4
Recurso C
- Alcance: 4
- Impacto: 5
- Confiança: 8
- Esforço: 3 (baixo esforço)
- Resultado: (4 x 5 x 8) / 3 = 53,3
A matriz RICE mostra que o Recurso A deve ser priorizado, seguido do Recurso C, enquanto o Recurso B pode ser deixado para depois, por ter um esforço elevado em relação ao impacto.
3. Matriz BASICO
A matriz BASICO é utilizada para decisões complexas, avaliando sete critérios: Benefício, Atratividade, Segurança, Investimento necessário, Cliente potencial, Operacionalidade e Qualidade do produto. Cada critério é avaliado de 1 a 5, e as opções com maior pontuação são priorizadas.
Exemplo prático:
Sua empresa está decidindo entre três novos produtos:
- Produto A: Um software para pequenas empresas;
- Produto B: Um app de agendamento para freelancers;
- Produto C: Uma plataforma de cursos online.
Ao aplicar a matriz BÁSICO:
Produto A
- Benefício: 5
- Atratividade: 4
- Segurança: 5
- Investimento: 3
- Cliente potencial: 4
- Operacionalidade: 3
- Qualidade do produto: 5
- Total: 29
Produto B
- Benefício: 4
- Atratividade: 5
- Segurança: 3
- Investimento: 4
- Cliente potencial: 4
- Operacionalidade: 3
- Qualidade do produto: 4
- Total: 2
Produto C
- Benefício: 3
- Atratividade: 4
- Segurança: 4
- Investimento: 2
- Cliente potencial: 5
- Operacionalidade: 4
- Qualidade do produto: 4
- Total: 26
O Produto A tem o maior potencial de sucesso com base na avaliação da matriz BASICO, o que justifica seu desenvolvimento como prioridade.
4. Matriz 4×4
A matriz 4×4 organiza tarefas com base na importância e urgência em quatro quadrantes, oferecendo uma visão clara do que deve ser feito imediatamente, o que pode ser delegado e o que pode ser adiado.
Exemplo prático:
Você tem quatro tarefas principais:
- Tarefa A: Resolver um problema técnico que impede vendas (Urgente e Importante);
- Tarefa B: Planejar a estratégia de marketing para o próximo mês (Importante, mas não urgente);
- Tarefa C: Responder a uma consulta de um parceiro (Urgente, mas não tão importante);
- Tarefa D: Organizar pastas antigas (Nem urgente, nem importante).
Usando a matriz 4×4:
- Tarefa A fica no quadrante “Urgente e Importante” e precisa ser feita imediatamente;
- Tarefa B está em “Importante, mas não urgente”, e você pode agendar;
- Tarefa C está em “Urgente, mas não importante”, ideal para delegar;
- Tarefa D está em “Nem urgente, nem importante”, e pode ser deixada para um momento de folga.
5. Matriz de Eisenhower
A Matriz de Eisenhower também divide as tarefas em quatro categorias com base em urgência e importância. Ela ajuda a priorizar de forma simples, destacando o que deve ser feito, o que pode ser planejado, delegado ou ignorado.
Exemplo prático:
Você precisa organizar suas atividades diárias:
- Tarefa A: Realizar uma reunião importante com um cliente;
- Tarefa B: Agendar reuniões para a próxima semana;
- Tarefa C: Preparar a apresentação para a reunião da tarde;
- Tarefa D: Limpar sua mesa.
Usando a matriz de Eisenhower:
- Tarefa A (Urgente e Importante): Deve ser feita agora;
- Tarefa B (Importante, mas não urgente): Pode ser planejada;
- Tarefa C (Urgente, mas não tão importante): Delegue para um assistente preparar os materiais;
- Tarefa D (Nem urgente, nem importante): Pode ser eliminada ou feita em um momento de pausa.
Como vimos, a matriz de priorização facilita a organização do fluxo de demandas da empresa, apresentando claramente o que deve ser priorizado ou não.
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