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Você sabe dizer de bate-pronto quanto a sua empresa tem a receber dos clientes no próximo mês? Ou quanto tem a pagar aos fornecedores?
Se essas perguntas te deixam em dúvida, você precisa urgentemente implementar uma gestão eficiente de contas a pagar e a receber.
A falta de uma gestão adequada pode resultar em atrasos de pagamentos, perda de prazos importantes e até mesmo falta de liquidez.
Neste artigo, você entenderá o que é a gestão de contas e como aplicá-la no seu negócio. Continue a leitura e saiba mais!
O que é a gestão de contas?
A gestão de contas é um processo fundamental no setor financeiro das empresas, responsável pelo controle das contas a pagar e a receber.
Ela envolve a organização e monitoramento das despesas e receitas da empresa, garantindo que todos os compromissos financeiros sejam cumpridos nos prazos estabelecidos.
Em empresas maiores, pode ser dividida em dois setores específicos: contas a pagar e contas a receber, com equipes dedicadas a cada uma dessas funções.
Em empresas menores, essa responsabilidade pode recair sobre um único profissional ou até mesmo sobre o empreendedor a frente do negócio.
O que são as contas a pagar?
As contas a pagar são todas as obrigações financeiras que uma empresa precisa quitar para manter suas operações em funcionamento.
Elas incluem uma variedade de despesas, que podem ser divididas em três categorias principais: fixas, variáveis e emergenciais.
Despesas Fixas
As despesas fixas são aquelas que ocorrem regularmente e cujo valor não muda significativamente de um período para outro. Veja alguns exemplos:
- Aluguel: pagamento mensal pelo espaço físico onde a empresa opera;
- Salários: remuneração dos colaboradores;
- Impostos e taxas: contribuições obrigatórias ao governo, como impostos sobre vendas;
- Serviços básicos: contas de água, eletricidade, telefone e internet;
- Manutenção de equipamentos: custos relacionados à manutenção de máquinas e equipamentos essenciais para a operação da empresa.
Despesas Variáveis
As despesas variáveis são aquelas que podem mudar conforme o volume de produção ou vendas. Veja alguns exemplos:
- Materiais e insumos: compra de matéria-prima e outros insumos para a produção dos produtos ou execução dos serviços;
- Comissões de vendas: pagamentos baseados no desempenho dos vendedores;
- Fretes e entregas: custos de transporte de produtos para clientes ou entre unidades da empresa;
- Publicidade e marketing: investimentos em campanhas de mídia paga, publicidade e atividades de marketing.
Despesas Emergenciais
As despesas emergenciais são custos imprevistos que surgem de situações inesperadas. Veja alguns exemplos:
- Reparos urgentes: consertos de equipamentos ou infraestrutura que precisam ser feitos imediatamente;
- Compras de emergência: aquisição de materiais ou insumos adicionais devido a um aumento inesperado na demanda, ou escassez;
- Multas e penalidades: pagamentos resultantes de atrasos ou não conformidade com regulamentações.
A gestão eficaz das contas a pagar envolve monitorar todas essas despesas, planejar o fluxo de caixa para garantir que haja capital suficiente para cobrir os custos e negociar prazos de pagamento favoráveis com os fornecedores.
O que são as contas a receber?
As contas a receber representam o dinheiro que a empresa tem a receber de seus clientes pela venda de produtos ou prestação de serviços.
Elas são essenciais para manter o fluxo de caixa positivo e garantir a liquidez do negócio. Entenda seus principais atributos!
Previsão de receita
A previsão de receita envolve a estimativa do valor que a empresa espera receber em um determinado período com base nas vendas realizadas.
Isso possibilita um planejamento financeiro mais preciso e a identificação de períodos de maior entrada de recursos.
Gestão de inadimplência
Uma parte crucial das contas a receber é a gestão da inadimplência.
Esse processo envolve monitorar os prazos de pagamento, enviar lembretes aos clientes antes do vencimento e implementar procedimentos de cobrança para minimizar o atraso nos pagamentos.
Formas de pagamento
As contas a receber também envolvem o gerenciamento das diferentes formas de pagamento que os clientes podem utilizar.
- Pagamentos à vista: recebimentos imediatos no momento da venda;
- Cartões de crédito: recebimentos que podem ser parcelados ao longo do tempo;
- Boletos bancários: pagamentos que os clientes realizam em datas futuras, conforme o vencimento do boleto;
- Crediário: venda a prazo, onde o cliente se compromete a pagar em parcelas fixas.
Impacto no capital de giro
O prazo concedido aos clientes para pagamento pode impactar significativamente a necessidade de capital de giro da empresa.
Por isso, é fundamental equilibrar os prazos de recebimento com os prazos de pagamento das contas da empresa.
Gerenciar bem as contas a receber garante que a empresa mantenha um fluxo constante de recursos, reduzindo o risco de falta de liquidez e ajudando a sustentar o crescimento e a estabilidade financeira do negócio.
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Quais são os benefícios de uma gestão de contas eficaz?
Confira agora os principais benefícios da gestão de contas para o negócio!
Melhora o fluxo de caixa
Com um controle rigoroso sobre as contas a pagar e a receber, a empresa pode garantir que sempre terá dinheiro em caixa para cobrir suas despesas operacionais.
Isso permite o investimento em oportunidades de crescimento e evita a necessidade de empréstimos de emergência.
Reduz riscos de inadimplência
A gestão de contas permite acompanhar de perto os prazos de pagamento dos clientes, reduzindo o risco de inadimplência.
Estabelecer políticas claras de crédito e cobrança garante que os pagamentos sejam recebidos pontualmente, melhorando a liquidez do negócio.
Facilita a tomada de decisões
Por meio de relatórios financeiros, a gestão de contas fornece informações atualizadas que apoiam a tomada de decisões estratégicas.
Com uma visão clara das finanças, os empresários podem identificar áreas que precisam de ajustes e realizar o planejamento com mais assertividade.
Fortalece o relacionamento com parceiros
Pagar fornecedores nos prazos acordados e cobrar clientes de forma organizada fortalece os relacionamentos de negócios.
Isso pode resultar em melhores condições comerciais, como descontos por pagamento antecipado e maior confiança dos parceiros.
Como fazer a gestão de contas na empresa?
Confira agora 7 passos essenciais para implementar essa prática no seu negócio!
1. Identifique as entradas e saídas
Primeiro, identifique todas as entradas e saídas de recursos financeiros na empresa.
A partir dessas informações, você entenderá muito bem os processos de compra e venda e os prazos de pagamento e recebimento.
2. Organize as notas fiscais
Mantenha um controle rigoroso de todas as notas fiscais de entrada e saída.
Para isso, utilize um sistema digital para registrar e armazenar esses documentos, garantindo que todas as transações sejam documentadas e facilmente acessíveis.
3. Categorize as despesas
Categorize as despesas em fixas, variáveis e emergenciais. Isso ajudará a entender melhor onde estão os maiores custos e como gerenciá-los.
E lembre-se: separe sempre as finanças pessoais das finanças empresariais para manter um controle claro e preciso.
4. Crie uma política de crédito
Desenvolva uma política de crédito clara, incluindo critérios para concessão de crédito, prazos de pagamento e procedimentos de cobrança dos clientes.
Realize análises de crédito antes de concedê-lo a novos clientes para minimizar riscos de inadimplência.
5. Implemente um software
Utilize um software de gestão financeira para automatizar o controle das contas a pagar e a receber.
Esses sistemas ajudam a monitorar prazos, enviam lembretes automáticos e geram relatórios financeiros detalhados.
6. Monitore regularmente
Realize monitoramentos regulares das contas a pagar e a receber.
Acompanhe os vencimentos, efetue as cobranças necessárias e renegocie prazos com fornecedores oportunamente.
Manter um calendário atualizado com todas as obrigações financeiras ajuda a evitar atrasos e multas.
7. Capacite a equipe
Invista em treinamentos para a equipe responsável pela gestão de contas. Ou se desenvolva nesse processo, caso seja o responsável na sua empresa.
Certifique-se de que todos envolvidos estejam alinhados com as melhores práticas, uso de ferramentas e atualizações nas normas fiscais e contábeis.
Como uma Conta PJ facilita a gestão de contas?
Uma conta empresarial facilita a gestão financeira das empresas, principalmente o controle de contas a pagar e a receber.
Com uma Conta PJ, a empresa pode centralizar todas as suas transações financeiras em um único lugar, simplificando o gerenciamento. Confira seus principais benefícios:
- Separação entre as finanças pessoais e empresariais: evitando confusões que podem comprometer a saúde financeira do negócio;
- Acesso a serviços específicos para empresas: como linhas de crédito com condições favoráveis, possibilidade de realizar pagamentos e recebimentos via boletos bancários e a integração com sistemas de gestão financeira;
- Automação de processos financeiros: permitindo o agendamento de pagamentos, emissão automática de boletos, etc;
- Maior segurança nas transações: com mecanismos de proteção e monitoramento contra fraudes e atividades suspeitas.
Como vimos, a gestão de contas a pagar e receber melhora o fluxo de caixa, reduz os riscos de inadimplência, facilita a tomada de decisões e fortalece a relação com parceiros comerciais.
Contar com uma Conta PJ para o negócio é indispensável para garantir que essa gestão de contas seja eficaz na sua empresa.
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